Multe firme se concentrează exclusiv asupra prețului imprimantei atunci când iau o decizie de achiziție, ignorând costurile care apar ulterior: consumabile, mentenanță, piese de schimb, întreruperi ale activității sau timpul consumat de angajați pentru rezolvarea problemelor tehnice.
Specialiștii în optimizarea costurilor operaționale atrag atenția că, în numeroase cazuri, adevărata povară financiară nu este imprimanta în sine, ci administrarea acesteia pe termen lung.
Cum își poate da seama un antreprenor că firma sa plătește mai mult decât ar trebui? Există câteva semne clare care indică faptul că procesul de imprimare nu mai este eficient și că este momentul pentru o analiză atentă.
1. Nu poți spune cât te costă, de fapt, fiecare pagină imprimată
Una dintre cele mai frecvente situații întâlnite în companii este lipsa unei imagini clare asupra costurilor reale.
Managerii cunosc prețul imprimantei sau valoarea ultimului toner cumpărat, însă foarte puțini pot calcula cât costă efectiv imprimarea unei singure pagini.
În realitate, costul unei pagini include mult mai mult decât hârtia și tonerul. La acesta se adaugă:
- amortizarea echipamentului;
- consumul de energie;
- intervențiile tehnice;
- piesele înlocuite;
- timpul de nefuncționare;
- timpul angajaților implicați în rezolvarea problemelor.
Fără o monitorizare constantă, aceste cheltuieli rămân ascunse și pot crește de la lună la lună fără ca organizația să observe imediat impactul asupra bugetului.
2. Cumperi consumabile mai des decât te-ai aștepta
Dacă achiziția tonerelor sau cartușelor a devenit o activitate aproape lunară, iar facturile pentru consumabile cresc constant, este un semnal că infrastructura actuală nu mai este optimă.
Unele imprimante ieftine au consumabile foarte costisitoare, iar diferența dintre prețul inițial al echipamentului și costurile ulterioare poate deveni semnificativă după doar câteva luni de utilizare.
În plus, utilizarea unor consumabile incompatibile sau de calitate scăzută poate accelera uzura echipamentului și poate genera defecțiuni suplimentare, ceea ce duce la noi cheltuieli.
Companiile care imprimă volume mari de documente sunt, de regulă, cele mai afectate de această problemă.
3. Angajații pierd timp cu probleme tehnice în loc să își facă treaba
Blocajele de hârtie, imprimările întrerupte, erorile de conectare sau lipsa consumabilelor sunt incidente aparent minore, dar care consumă timp prețios.
Atunci când fiecare departament încearcă să rezolve singur problemele imprimantei, timpul pierdut se transformă rapid în costuri ascunse.
Minutele petrecute:
- căutând soluții;
- comandând consumabile;
- așteptând reparații;
- reluând documente imprimate greșit;
înseamnă ore de productivitate pierdute la nivelul întregii organizații.
În multe firme, nimeni nu contabilizează aceste pierderi deoarece ele nu apar într-o factură. Totuși, impactul asupra eficienței este real și poate afecta activitatea zilnică mai mult decât se estimează.
4. Defecțiunile apar tot mai des
Orice imprimantă are o durată de viață limitată. Pe măsură ce echipamentul îmbătrânește, apar tot mai multe intervenții tehnice, iar costurile cu reparațiile cresc.
În unele situații, valoarea pieselor schimbate într-un singur an poate reprezenta o parte importantă din costul unei imprimante noi.
Mai mult decât atât, perioadele în care echipamentul nu funcționează pot afecta activitatea unor departamente întregi, mai ales în domenii în care documentele tipărite sunt indispensabile, precum:
- contabilitate;
- juridic;
- logistică;
- servicii medicale.
Din acest motiv, multe companii analizează alternative prin care întreținerea și eventualele reparații să fie gestionate de furnizori specializați, fără costuri neprevăzute.
5. Bugetul pentru imprimare crește de la un an la altul fără explicații clare
Poate cel mai evident semn este creșterea constantă a cheltuielilor fără o creștere proporțională a activității.
Dacă firma tipărește aproximativ același număr de documente ca în anii anteriori, însă costurile totale continuă să crească, este foarte probabil ca modelul actual de administrare să nu mai fie eficient.
În multe cazuri, managerii descoperă că plătesc separat pentru:
- consumabile;
- mentenanță;
- reparații;
- echipamente de rezervă;
- intervenții urgente.
Toate acestea sunt achitate fără să existe o imagine centralizată asupra costurilor totale.
O abordare diferită adoptată de tot mai multe companii
În ultimii ani, tot mai multe organizații au început să trateze infrastructura de imprimare la fel cum tratează serviciile IT sau soluțiile software: prin externalizare și costuri predictibile.
În loc să administreze intern fiecare imprimantă, acestea aleg servicii complete care includ:
- echipamentul;
- consumabilele;
- mentenanța;
- suportul tehnic;
- înlocuirea sau repararea echipamentului, în funcție de contract.
Pentru firmele care caută soluții de închirieri imprimante în București, există furnizori specializați precum inchirieri-imprimante.ro, unde echipamentele profesionale sunt puse la dispoziția companiilor împreună cu serviciile necesare pentru funcționarea lor optimă.
Astfel, responsabilitatea administrării imprimantelor este transferată către furnizor, iar compania își poate concentra resursele asupra activității principale.
Costurile ascunse sunt cele care afectează cel mai mult profitabilitatea
Un aspect deseori ignorat este faptul că cele mai mari cheltuieli nu sunt întotdeauna cele vizibile.
O imprimantă care se defectează într-o zi aglomerată poate:
- întârzia emiterea facturilor;
- amâna livrarea unor documente importante;
- bloca activitatea unui departament;
- afecta relația cu partenerii sau clienții.
La acestea se adaugă timpul alocat de personal pentru:
- identificarea problemelor;
- comandarea consumabilelor;
- coordonarea intervențiilor tehnice;
- urmărirea reparațiilor.
Chiar dacă aceste activități nu apar într-un raport financiar separat, ele generează costuri reale pentru companie.
Tehnologia evoluează, iar infrastructura trebuie să țină pasul
Echipamentele moderne oferă funcții care până nu demult erau disponibile doar în organizațiile foarte mari.
Printre acestea se numără:
- scanarea rapidă către cloud;
- imprimarea securizată;
- autentificarea utilizatorilor;
- monitorizarea consumului;
- administrarea centralizată;
- raportarea volumelor de imprimare.
Aceste facilități pot contribui la reducerea costurilor și la creșterea eficienței.
Companiile care continuă să utilizeze echipamente vechi pot pierde aceste avantaje și pot suporta costuri mai mari de exploatare decât ar fi necesar.
În plus, pe măsură ce volumul documentelor crește, diferențele dintre o imprimantă de birou și un multifuncțional profesional devin din ce în ce mai evidente.
O analiză periodică poate aduce economii importante
Specialiștii recomandă ca firmele să reevalueze periodic modul în care gestionează procesul de imprimare.
O analiză ar trebui să includă:
- volumul lunar de documente;
- costurile cu consumabilele;
- intervențiile tehnice;
- timpii de nefuncționare;
- costul estimat per pagină;
- timpul alocat intern administrării echipamentelor.
Această evaluare poate evidenția rapid dacă soluția actuală este eficientă sau dacă există variante mai avantajoase.
În multe situații, economiile nu provin din reducerea numărului de pagini tipărite, ci din optimizarea întregului proces și eliminarea costurilor ascunse care se acumulează în timp.
Într-un context economic în care fiecare cheltuială este atent analizată, administrarea inteligentă a infrastructurii de imprimare poate deveni un avantaj competitiv.
Atunci când costurile sunt predictibile, echipamentele funcționează fără întreruperi, iar suportul tehnic este asigurat de profesioniști, companiile își pot concentra atenția asupra dezvoltării afacerii, nu asupra problemelor generate de imprimante.
